reglement weekenden

Betreft: Aanvulling op reglement inschrijven weekenden
Datum: 5 november 2016

1 Inleiding
1.1 De YDCN heeft een reglement voor inschrijvingen op de weekenden.
1.2 In dit reglement staat uiteengezet hoe de YDCN zijn weekenden en voorwaarden heeft opgenomen voor de leden

2 Overwegingen
2.1 In toenemende mate is het voor de organisatie van de weekenden moeilijker om een passende kamerindeling te maken.
2.2 Bij het voorjaarsweekend 2016 was het niet mogelijk om op reguliere wijze de kamerindeling te maken.
2.3 Besloten is om aanvulling te maken op het reglement om in de toekomst een handvat te hebben waarbij de organisatie naar kan handelen en dat voor alle clubleden geldt.

3 Tekstuele toevoeging op het reglement
3.1 Toevoeging bij paragraaf - 1 persoonskamer
Ten opzichte van de vraag hebben we altijd maar een beperkt aantal 1 persoonskamers.

3.2 Nieuwe paragraaf toegevoegd.
2 persoonskamers

Aanmeldingen/inschrijvingen voor het weekenden gebeurt op basis van het gekozen pakket. Bij de keuze voor een 2 persoonskamer (of reserve voor 1 persoonskamer) kan gekozen worden voor een indeling met een ander clublid/partner. De voorkeur kan tijdens de aanmelding worden doorgegeven, maar ook later per e-mail als bekend is welke andere leden meegaan met het weekend. Bij geen voorkeur wordt de indeling van de kamers gemaakt door de YDCN organisatie. Bij indeling door de organisatie is de kamerindeling van hetzelfde geslacht tenzij clublid in overleg met elkaar en de organisatie anders wensen.

Het maken van een passende indeling is niet eenvoudig, en kost de organisatie van de weekenden steeds meer tijd. Dit met name door meer specifieke wensen van leden op het gebied van nachtrust of minder deelnemers van hetzelfde geslacht voor indeling van de kamers.

Door de grotere vraag naar 1 persoonskamers is besloten dat het moment van inschrijving voor de 1 persoonskamer leidend is gemaakt in de toewijzing van deze kamers. Bij een niet passende kamerindeling zijn er dan geen 1 persoonskamers meer beschikbaar. Als het hotel geen extra kamers beschikbaar kan/wil stellen zal de organisatie contact opnemen met het clublid. Het clublid kan dan in overleg zoeken naar een oplossing. Mogelijke oplossingen zijn bij inschrijving al een kamergenoot opgeven of hogere kosten van het hotel accepteren. In het uiterste geval waarbij geen oplossing door clublid of organisatie gevonden wordt, kan de inschrijving kosteloos worden geannuleerd.

4 Tot slot
4.1 Het nieuwe reglement gaat in per 5-11-2016