Regels voor het inschrijven en deelname van de weekenden

Aanmelden voor deelname moet via de website gebeuren en kan zolang de inschrijving/aanmelding is geopend. De inschrijving/aanmeldingen worden op volgorde van datum & tijd in behandeling genomen. Als er plaats is maken we een reservering. Deze blijft geldig tot de uiterste (aan)betaaldatum. Omdat we niet realtime verwerken kan het gebeuren dat we geen plaatsen meer hebben maar wel aanmeldingen. Deze gaan dan naar de reservelijst. We sluiten de inschrijving/aanmelding als alle plaatsen gereserveerd zijn. 
Met uw inschrijving/aanmelding voor de weekenden gaat u tevens akkoord met de daarbij behorende "regels voor het inschrijven van de weekenden".
Note: De weekenden van de YDCN worden gefaciliteerd door vrijwilligers en zijn daardoor geen professionele organisatie die hier hun brood mee verdienen. (gelieve hier rekening mee te houden)

1 persoonskamers
Deelnemers die zich voor de 1 persoonskamers hebben opgegeven (prijs pp op basis van 1 persoon per kamer) komen op een aparte lijst te staan. Is deze inschrijving volgeboekt, dan worden zij op de reservelijst geplaatst. De deelnemers op de reservelijst schuiven automatisch door, tot die tijd worden ze ingedeeld op een 2 persoonskamer.
 Onder "pakket" op de website staat het aantal beschikbare 1 persoonskamers vermeld. Ten opzichte van de vraag hebben we altijd maar een beperkt aantal 1 persersoonskamers

2 persoonskamers
Aanmeldingen/inschrijvingen voor het weekenden gebeurt op basis van het gekozen pakket. Bij de keuze voor een 2 persoonskamer (of reserve voor 1 persoonskamer) kan gekozen worden voor een indeling met een ander clublid/partner. De voorkeur kan tijdens de aanmelding worden doorgegeven, maar ook later per e-mail als bekend is welke andere leden meegaan met het weekend. Bij geen voorkeur wordt de indeling van de kamers gemaakt door de YDCN organisatie. Bij indeling door de organisatie is de kamerindeling van hetzelfde geslacht tenzij clublid in overleg met elkaar en de organisatie anders wensen. 

Het maken van een passende indeling is niet eenvoudig, en kost de organisatie van de weekenden steeds meer tijd. Dit met name door meer specifieke wensen van leden op het gebied van nachtrust of minder deelnemers van hetzelfde geslacht voor indeling van de kamers.
Door de grotere vraag naar 1 persoonskamers is besloten dat het moment van inschrijving voor de 1 persoonskamer leidend is gemaakt in de toewijzing van deze kamers. Bij een niet passende kamerindeling zijn er dan geen 1 persoonskamers meer beschikbaar. Als het hotel geen extra kamers beschikbaar kan/wil stellen zal de organisatie contact opnemen met het clublid. Het clublid kan dan in overleg zoeken naar een oplossing. Mogelijke oplossingen zijn een kamergenoot opgeven of hogere kosten van het hotel accepteren. In het uiterste geval waarbij geen oplossing door clublid of organisatie gevonden kan worden, kan de inschrijving kosteloos worden geannuleerd.

Factuur / Betaalwijze
Via E-mail ontvangt u van de penningmeester een factuur / betalingsoverzicht van alle betaalde evenementen waarop je bent aangemeld. Op de factuur staat ook de betaalwijze. Dit kan zijn, zelf overmaken of via automatische incasso. Bij incasso zal de penningmeester omstreeks de datum van de vervaltermijn het bedrag incasseren. Ongeveer een week voor de incasso ontvang je een E-mail dat de incasso wordt uitgevoerd. Door het aanvinken "incasso" op het aanmeldformulier geeft U toestemming aan de Yamaha Diversion Club Nederland om een incasso-opdracht te sturen naar uw bank om de verschuldigde bedragen t.b.v. het gekozen evenement te mogen incasseren.
Bij zelf zelf overmaken dan gelieve bij overschrijving het betalingskenmerk vermelden.  Bij zelf overmaken verzoeken wij u vriendelijk zelf alle betaaldata in de gaten te houden en te zorgen voor tijdige betaling. U bent immers zelf verantwoordelijk voor een tijdige betaling.

De factuur wordt naar het door u opgegeven e-mail adres gestuurd. 

Betaal je op tijd, dan wordt de reservering omgezet in een definitieve boeking. Is op de vervaldatum geen (aan)betaling ontvangen, dan vervalt de reservering. Geen excuses van trage bankbetalingen of verkeerde tenaamstelling ingevuld. Wij hebben ook harde data waarop we aantallen moeten doorgeven en ons daaraan verplichten. De vrijgekomen plaatsen worden opgevuld met de reservelijst die doorschuift. Zijn er dan nog beschikbare plaatsen, dan zetten wij de inschrijving weer open.  

Deelnamekosten
De kosten voor deelname aan een weekend worden omschreven op de website. Deze kosten zijn inclusief toeristenbelasting en het gekozen pakket.
Prijzen zijn exclusief reis- en annuleringsverzekering(en) en onder voorbehoud van tussentijdse prijs stijgingen. 

Informatiebrief en forum
Uiterlijk 2 weken voor vertrek wordt er een informatiebrief verstuurd aan alle deelnemers aan een Buitenland-, Voorjaars Weekend. Op dat moment is ook het forum actief voor het betreffende weekend.

reis- en annuleringsverzekering
Het is niet mogelijk om een reis- en annuleringsverzekering af te sluiten via de YDCN.
Voor een doorlopende reis- en annuleringsverzekering; informeer bij Uw verzekeringsagent. 

Annulering deelname meerdaagse evenementen
Annulering klinkt altijd onaangenaam en dat is het ook, zowel voor U, het hotel/locatie als ook voor de YDCN. Nadat de YDCN het definitieve aantal deelnemers heeft doorgegeven kunnen er bij annulering door het hotel/locatie kosten in rekening gebracht worden.
Deze kosten worden door de YDCN rechtstreeks met de betreffende persoon verrekend. Ieder hotel heeft zo zijn eigen voorschriften mbt annulering en worden door de YDCN zonder eigen voordeel uitgevoerd.
Bij annulering van de reis na sluitingsdatum van inschrijving zal de YDCN €20,00 administratie/behandelingskosten in rekening brengen als er geen afdoende reden voor de annulering is.
(dit ter beoordeling van het bestuur)

Indien u wilt (of moet) annuleren, dan verzoeken wij u zo snel mogelijk contact op te nemen met de voorzitter Evenementen Commissie.

 

yam-div xj6